IT helpdesk voor solopreneurs

Een ideale e-mailhandtekening in Gmail in 5 simpele stappen

Combineer een leuke afbeelding, mooi design & kopieerbare tekst. Zo is iedereen tevreden.

Een e-mailhandtekening moet aan een paar eisen voldoen:

  • Hij moet alle nodige info bevatten. Tekst kunnen kopiëren en links waarop je kan klikken maakt het leven van je ontvanger bovendien veel aangenamer.
  • Een foto van jezelf toevoegen geeft het voordeel dat ook mensen waarmee je alleen virtueel communiceert toch ook een beeld van je hebben.
  • Uiteraard wil het oog ook wat. Daarbij, je branding mag gerust doorgetrokken worden in jouw e-mailhandtekening.

Vele mensen strugglen dan ook om aan al deze drie puntjes te voldoen. Omdat ze design belangrijk vinden, wordt het één grote afbeelding, waardoor even vanop je smartphone naar deze persoon bellen een hele uitdaging wordt. Wie voorkeur geeft aan tekst, krijgt dan weer saaie blokken tekst onder elkaar.

E-mailhandtekening Support van Sofie
E-mailhandtekening Support van Sofie

Hiernaast zie je mijn e-mailhandtekening. In dit artikel laat ik je graag zien hoe ik mijn e-mailhandtekening in Gmail instelde wanneer ik e-mails stuur vanuit de browser.

1. Afbeelding maken

Start met het maken van je foto. Dit kan je doen met eender welke foto applicatie waarmee je foto’s kan bewerken (Canva, Photoshop, …).

Wanneer je foto niet rechthoekig of vierkant is, zorg je er best voor dat de “achtergrond” van de foto transparant is. Hierdoor zal je je afbeelding als .png moeten opslaan. Afbeelding met .jpg zullen namelijk alle transparante delen wit maken bij het opslaan van de afbeelding.

2. Styling

Hierna kan je je e-mailhandtekening beginnen stylen. Dit kan je doen in Microsoft Word of in Google Docs. Speel daar met tabellen, afbeeldingen, symbolen, tekst, links om je e-mailhandtekening helemaal naar je hand te zetten.

Tip: Je kan naar heel wat zaken een link instellen. Dit maakt dat je ontvanger met één klik zal mailen, bellen, whatsappen, … Hieronder zie je als voorbeeld mijn links. Vervang mijn website, email, telefoonnummer en facebookpagina naam door jouw eigen naam:

  • Website: ‘https://www.supportvansofie.be’
  • E-mail: ‘mailto:support@vansofie.be’
  • Telefoonnummer: ‘tel:0032456042610’
  • WhatsApp: ‘https://wa.me/+32456042610’
  • Facebook Messenger: ‘http://m.me/supportvansofie’

3. Omzetten naar HTML

Kopieer je e-mailhandtekening in naar de linker kolom van de Online HTML Editor. Je afbeelding en kleuren zullen niet mee gekopieerd worden.

Afbeelding toevoegen

Je afbeelding kan je toevoegen door deze ergens online te plaatsen. Dit kan in de bestanden van je website, via je e-mailmarketing maar hier gebruiken we gewoon in je google photos. Laad je nieuwe bestand hierin op. Klik daarna met je rechtermuisknop op de afbeelding en kies ‘Adres van afbeelding kopiëren’. Deze kan je dan gebruiken bij het toevoegen van een afbeelding.

Het formaat van je afbeelding zal waarschijnlijk niet groter moeten zijn dan 200 x 200.

Kleur toevoegen

Selecteer de test die je van kleur wil veranderen en maak deze rood.

Daarna zie je in het rechter gedeelte dat volgende tekst toegevoegd is aan de code:

<span style="color: #ff0000;">

Verander in dit gedeelte de ‘ff0000’ naar de HEX code van je keuze.

Na deze twee stappen ziet mijn handtekening er ondertussen zo uit:

4. Zet handtekening in Gmail

Nu zijn we klaar om de e-mailhandtekening in Gmail in te plakken.

Selecteer je e-mailhandtekening aan de linkerkant van de Online HTML editor en kopieer deze.

Ga daarna naar ‘Alle instellingen’ bij Gmail door op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek te klikken en door te klikken op ‘Alle instellingen’. Scrol daarna in het tabblad ‘Algemeen’ naar beneden tot je aan de linkerzijde ‘Handtekening’ ziet staan. Klik op ‘Nieuwe maken’ en plak de gekopieerde inhoud in het vak aan de rechterkant.

Onder het opstellen van de e-mailhandtekening, kan je ook aanduiden of je e-mailhandtekening automatisch moet worden toegevoegd bij aanmaken van nieuwe e-mails of bij beantwoorden of doorsturen van e-mails.

Scrol naar beneden op de pagina en druk op de knop “Wijzigingen opslaan”.

5. Gebruik uw handtekening

Vanaf nu is je e-mailhandtekening ingesteld. Wanneer je een nieuw berichtvenster opent zal je handtekening daar te vinden zijn als je dit ingesteld hebt. Anders kan je deze op elk moment invoegen door op het pennetje te klikken.

Let wel op: Deze e-mailhandtekening werkt alleen wanneer u e-mails verstuurt vanuit je browser (zoals Chrome, Safari, Edge) en niet wanneer je vanuit de smartphone app een e-mail verstuurd. Deze is apart in te stellen en hiervoor kan enkel simpele tekst gebruikt worden.

Tot slot

Op deze manier hoop ik jou en jouw ontvangers een plezier te doen. Moest je toch nog ergens tegenaan lopen, laat het dan zeker weten via de reacties op dit bericht of stuur me een berichtje via de contactpagina.

Haaave you met this tool?

I suggest we play a little game I like to call… ⁠
“Haaave you met this Tool?”⁠

Volledige geïnspireerd op How I met your mother (grote fan hier) stel ik voor om nu en dan een spelletje te spelen. Dat klein spelletje noem ik graag “Haaave you met this tool?”⁠

Bij HIMYM spelen ze dit spelletje wanneer het weer tijd is dat iemand nieuwe mensen/potentiële matches leert kennen. ⁠
Bij deze variant wil ik je niet romantisch matchen, maar jou misschien wel matchen aan de ideale tool voor jou.⁠

En ja, ik heb al een lijstje van 312 tools, dus ik kan jullie wel even bezighouden. 😁⁠

Uit welke categorie zou jij graag meer tools leren kennen?⁠
🎈 Website/webshop/plugins⁠
🎈 Online leren⁠
🎈 Betalingen⁠
🎈 Content management⁠
🎈 Communicatie⁠
🎈 Andere⁠

Lieve groetjes,⁠
Jouw tool wingwoman⁠


ABFGNPSTV


aText

aText bespaart je heel wat moeite om steeds weer dezelfde dingen op te zoeken en/of helemaal opnieuw uit te typen. Denk maar aan
🎈 BTW nummer
🎈 Website links
🎈 Kleurcodes
🎈 Rekeningnummer
🎈 E-mailtemplates
🎈 ga zo maar door

Met aText stel je zelf de shortcut in en de bijhorende tekst die jij opgeeft verschijnt (bijvoorbeeld ;btw om je volledige BTW nummer tevoorschijn te toveren 🧚‍♀️)

aText is gratis voor Windows en $4.99 voor Mac.
Ik kan in ieder geval niet meer zonder 😎

Bitwarden

Bitwarden is simpel gezegd een digitale kluis.

Wat kan je er allemaal in bewaren?

🎈 inloggegevens en wachtwoorden
🎈 Notities
🎈 Time-based One-Time Passwords voor two factor authentication
🎈 Bankkaartgegevens

Waarom wil je een digitale kluis gebruiken?

🎈 Je gegevens zit beveiligd achter een paswoord opgeslagen. Zonder jouw master paswoord kan niemand eraan.
🎈 Alle gegevens worden geëncrypteerd bewaard. Dat wil zeggen dat ze al je gegevens versleuteld opslagen. Dus moesten gegevens lekken, ben je er nog niets mee zonder sleutel.
🎈 Niet langer zoeken achter papieren of documenten waar je je gegevens hebt opgeslagen. Maar met één klik je paswoorden laten invullen door gebruik van extensies en apps.

Waarom zou je Bitwarden moeten gaan gebruiken?

🎈 Het is open-source. Dat wil zeggen dat de softwarecode openlijk toegankelijk. Iedereen kan vrij kijken hoe het programma werkt en dus ook nakijken of er niets louche met je gegevens gebeurt.
🎈 Ook bij de gratis versie van Bitwarden kan je je kluis raadplegen vanop verschillende soorten toestellen (computer, tablet, smartphone)

Enkel wanneer je graag wachtwoorden met meerdere mensen wil gaan delen zijn andere alternatieven eerder aangeraden.

Ik kan dus al lang niet meer zonder. En jij, gebruik jij al een paswoordmanager?

Figma

Figma is de ideale tool om over producten te brainstormen, te designen, te bouwen, kortom te maken.

In Figma kan je twee soorten files maken:

🎈 Een FigJam file is een online whiteboard waarop je vollop kan brainstormen.

🎈 Een Design file kan je de opgedane ideeën omzetten naar een prototype en finaal design.

Zelf benut ik nog niet de helft van wat je allemaal kan doen met Figma. Maar ik gebruik het vooral om flows te visualiseren:

🎈 Een visueel overzicht van al je processen. Hierin kan je zo klein of groot gaan als je wilt. Van hoe je websites naar elkaar linken tot hoe je je van A tot Z helpt.

🎈 Mindmaps van hoe mijn Notion geordend is.

🎈 Boomstructuren om mijn giga formules in Notion zelf nog te begrijpen.

En het leukste van al: Als je enkel zelf toegang wilt hebben tot de files, kan je zo veel files maken als je zelf wilt.

Met welke tool maak jij visuele flows en mindmaps?

Forward email

Zelf omschrijven ze zich als ‘de enige open-source, gratis en privacy-eerste e-mail doorstuurservice’.

Met Forward Email kan ik mails van @vansofie.be of @supportvansofie.be in mijn eigen gekozen mailbox terecht laten komen.
Persoonlijk heb ik het ingesteld dat alle e-mails naar @supportvansofie.be naar één bepaalde inbox gaan. Voor het @vansofie.be heb ik het anders ingesteld. support@vansofie.be gaat naar inbox 1, fotografie@vansofie.be gaat naar inbox 2 en hallo@vansofie.be gaat naar inbox 3. Zo probeer ik mijn verschillende zaken gescheiden te houden.

Forward Email is dus ideaal voor mensen zoals ik die een hostingpakket hebben zonder mailbox. Enige vereiste is natuurlijk dat de domeinnaam die achter het @-teken staat, ook effectief in jouw bezit is.

Wil je er zelf mee aan de slag? Forward Email heeft een zeer duidelijk en uitgebreide FAQ waarin ze je stap voor stap uitleggen hoe je te werk gaat. Toch niet helemaal duidelijk, dan sta ik natuurlijk paraat. 😉

Ook nood aan een professioneler e-mailadres? Ga zeker eens een kijkje nemen op www.forwardemail.net.⁠

Google Analytics

Google Analytics is de tool die je inzichten geeft in je bezoekers:
🎈 Wie bezoekt je (ze geven je nog net geen naam 😆) Maar wel locatie, leeftijd, gender, taal
🎈 Van welke locatie krijg je bezoek
🎈 Welk toestel gebruikt je bezoeker
🎈 Hoe komen ze op je website terecht
🎈 Welke volgorde van pagina’s worden bezocht
🎈 …

En al die info kan je krijgen voor
🎈 Je website
🎈 Je mails
🎈 Je landingspagina’s
🎈 Je advertenties

En dat allemaal gratis en voor niks.

Nu alleen nog de tijd vinden om al die gegevens zelf te gaan analyseren en op te reageren. Want dat is waar het bij mij in ieder geval blijft haperen 😅
Gebruik jij Google Analytics al (intensief)?

Google Bedrijfsprofiel

Je Google bedrijfsprofiel (tot voor kort Google Mijn Bedrijf) is een gratis manier om nieuwe klanten jou te laten ontdekken. Want wanneer je je Bedrijfprofiel instelt, kan je in verschillende zoekopdrachten verschijnen:

🎈 Google zoeken
Verschijn bijna bovenaan bij zoekresultaten. Want bij het ingeven van een zoekterm, toont Google eerst de betaalde advertenties, daarna de beste resultaten van Google bedrijfprofielen op de kaart en daarna pas de organische zoekresultaten via SEO.

🎈 Google maps
Wanneer mensen in Google maps een bedrijf gaan zoeken, verschijn je mee op de kaart. Heb je een fysieke locatie verschijn je als stip op de kaart. Maar ook zonder fysieke locatie kan je verschijnen, want dan kan je hele regio’s aanduiden waarin je kan leveren.

Hoe zorg je nu dat Google je bedrijf graag laat zien?
🎈 Vul zo veel mogelijk gegevens in
🎈 Hou je gegevens regelmatig up to date
🎈 Post regelmatig (ja, je kan net zoals op instagram, posts delen op je bedrijfsprofiel)
🎈 Beantwoord zo snel mogelijk vragen die binnenkomen
🎈 Verzamel reviews

Maak je Google bedrijfsprofiel aan via de Google Bedrijfsprofielmanager via PC of via Google Maps op je smartphone.

Is jouw Google bedrijfsprofiel al opgezet?

Gravatar

Gravatar staat voor Globally Recognized Avatar. ⁠
Met deze dienst (van de makers van WordPress.com) kan je je avatar/profielfoto koppelen aan een openbaar e-mailadres. Deze profielfoto wordt dan door verschillende andere diensten gebruikt, denk maar aan WordPress, Hootsuite, Slack, maar ook Webinargeek.⁠

Hoe stel je dit nu in?⁠
Maak een account op WordPress.com (Je hoeft daarom geen website te maken). Ga daarna naar nl.gravatar.com en meld je aan. Vul de gegevens in die jij wilt die wereldwijd zichtbaar zijn.⁠
Zo verschijn jij weer wat persoonlijker op die volgende webinar die je zal volgen.⁠

Welke avatar ga jij instellen?⁠

News feed eradicator

Betrap je jezelf er ook regelmatig op dat je op je computer toch weer telkens opnieuw op je social media feed beland? Helemaal zonder dat je het zelf beseft. Dan is New Feed Eradicator de oplossing als je met Chrome werkt.

Deze Chrome extensie zorgt ervoor dat je Sociale media feed vervangen wordt door een Quote. Je kiest zelf of dit een quote uit je eigen databank, of die van hen is. Het grote voordeel is dat je wel nog steeds kan kijken naar je eigen profiel, andere hun profielen, je privéberichten, je meldingen en facebookgroepen. Maar je moet dus al bewust op zoek gaan naar de content die je wil zien en je verliest jezelf niet in die oneindige stroom aan organische en gesponsorde berichten op je feed.

Wil je toch even ongegeneerd scrollen door de nieuwsfeed, kan je simpelweg een bepaald kanaal pauzeren voor 5, 10, 30, 60 minuten, een dag of voor eeuwig.

Welke social media kanalen werkt het voor?

🎈 Facebook
🎈 Instagram
🎈 Twitter
🎈 YouTube
🎈 LinkedIn
🎈 Reddit
🎈 Github

Ah ja, en ik werk met verschillende accounts in mijn browser. Voor mijn privé zaken is mijn browser heel anders ingesteld dan mijn zakelijk account. Dus ook zo kan je cheaten om toch snel even te snuisteren.

Toch heeft het mij al heel wat onbewust verloren uren uitgespaard.

Notion

Notion is zo uitgebreid, dat ik moeite heb om het te omschrijven. Gelukkig weet Wikipedia raad:
“Notion is software voor projectbeheer en het maken van aantekeningen. Notion is software die is ontworpen om leden van een bedrijf of organisatie te helpen bij het coördineren van deadlines, doelstellingen en opdrachten met het oog op efficiëntie en productiviteit.”

Zelf omschrijven ze het dan weer zo:
“Te veel tools? Te veel chaos? Met Notion staat al je werk op één plek. Notion is de beste manier om samen te werken. Voor desktop en mobiel. Probleemloze wiki-software. Beter gedeelde documenten. Oneindige flexibiliteit. Al je projecten opgevolgd.”

En eigenlijk is Notion mijn persoonlijke Wikipedia. Ik hou er verschillende dingen in bij:
🎈 Alle tools die ik tegenkom, wat ze doen, waarmee ze linken, welke info ik ervoor nodig heb, …
🎈 Alle info per project/klant waarmee ik werk. Zo moet ik je niet elke keer weer lastigvallen om opnieuw hetzelfde te vragen 😉 En het handigste van alles: jij kan als klant mee opvolgen en input geven.
🎈 Alle dingen die ik leer over ondernemen, tools en fotografie, allemaal verzameld per datum.
🎈 De producten die we thuis gebruiken gelinkt aan recepten, een boodschappenlijstje en een inventaris van de diepvries.

Maar de beste manier om te ontdekken wat Notion voor je kan betekenen, is zelf een gratis account aanmaken en er in beginnen spelen.

Gebruik jij Notion al?

Pondr

Pondr is ontwikkeld door het LUCA School of Arts. Deze tool is de ideale brainstorm tool wanneer je niet op het juiste woord komt. Je geeft namelijk een woord in, en Pondr geeft je een hele resem aan woorden die ongeveer hetzelfde betekenen of ermee geassocieerd kunnen worden.⁠

Bijvoorbeeld: Ik was onlangs op zoek naar een vergelijkbaar woord als rechterhand. Pondr zijn antwoord:⁠
🎈 Linkerhand⁠
🎈 Schrijven⁠
🎈 Hulp⁠
🎈 Handig⁠
🎈 Assistent⁠

Voilà, hulp en assistent, dat is waar ik naar zocht.⁠

Ook zin in woordinspiratie? Ga zeker eens een kijkje nemen op www.pondr.be.⁠

Prezi

Bij presentaties denken we allemaal automatisch aan PowerPoint. Of zo was het vroeger. Want nu denken we allemaal instant aan Canva. Beide hele goeie tools om statische presentaties te maken. Je leest het goed, statisch. Want buiten een filmpje of een gif die we er in steken is er niet veel animatie aan.

Met Prezi maak je presentaties waarbij je visueel echt ondersteund wordt. Het visuele wordt gebruikt om de relatie tussen je eigen content weer te geven. De structuur van jouw presentatie wordt duidelijk aan de hand van inzoomen op een bepaald gedeelte en weer verder gaan.
Moest deze warrige tekst niet duidelijk zijn, laat het filmpje van Prezibase dan voor zich spreken.

Kortom, wil je je publiek meer onderdompelen in de structuur van je presentatie? Bekijk dan zeker eens hoe Prezi jou hierbij kan helpen.

Smarterqueue

De tool wanneer je écht zo weinig mogelijk tijd in social media posts wil steken.
Bij Smarterqueue maak je een post (of een variatie aan posts door combinatie van teksten en foto’s), geef je deze één van je categorieën en geef je aan hoe vaak je deze wil laten terugkomen.
Daarna zal Smarterqueue zelf je posts inplannen volgens de planning per categorie die jij ingesteld hebt. Elke ochtend een quote, throwback thursday op donderdag en elke maandag een post gerelateerd aan één van je blogs? Alles kan.
En posts die jij ingesteld hebt als evergreen content, worden na posten terug achteraan de wachtrij toegevoegd. Hoe goed is dat?

Ook klaar om social media posts te gaan hergebruiken en je minder zorgen te hoeven maken om je feed? Bekijk dan zeker eens of Smarterqueue bij je past.

Tango

Heb je dit ook wel eens meegemaakt?⁠
🎈⁠ Je hebt een routine taakje, maar helemaal niet zo frequent, dus moet je elke keer weer opnieuw uitzoeken hoe je dit aanpakt.⁠
🎈 Je wil werk gaan uitbesteden, dus moet je uitleggen aan iemand anders hoe jij de dingen aanpakt.⁠

De oplossing voor deze problemen zijn Standard Operating Procedures (SOP’s). Dit zijn documenten die je maakt (tekst, afbeeldingen, video’s) waarin je je routine taken stap voor stap toelicht. ⁠

De gratis chrome extensie Tango.us maakt dit taakje een stuk eenvoudiger voor taken in je browser.⁠
🎈 Druk op start⁠
🎈 Voor de procedure uit⁠
🎈 Download het pdf bestand waarin stap voor stap staat wat je gedaan hebt aan de hand van screenshots en tekst.⁠

Dus doe jij binnenkort een taakje voor de tweede keer. Zet de tango extensie op. Je zal er blij mee zijn als je het ooit de derde keer moet doen of als je wil gaan uitbesteden.⁠

Toggl Track

Toggl Track is één van mijn meest gebruikte tools. Ik hou er niet alleen in bij hoe lang ik voor een bepaalde klant werk, maar ook wat ik juist in die tijd doe. En uiteraard hou ik ook bij hoe veel tijd ik besteed om aan mijn eigen bedrijf te werken.

Wat zijn nu de voordelen van Toggl:

🎈 Duidelijke rapportage van de gewerkte uren. Je kan dit bijvoorbeeld ook eenvoudig als bijlage bij de factuur naar je klanten sturen als je uren moet factureren.

🎈 Overzicht van hoe je je tijd gebruikt. Zo weet je direct waar optimalisaties kan doorvoeren.

🎈 Je kan het zowel via je browser, via een desktop app of via je smartphone als app gebruiken.

🎈 Het kan offline worden gebruikt.

Gebruik jij Toggle al? Welke ervaringen heb je ermee? Of gebruik je een andere tool voor je tijdregistratie?

VideoAsk

VideoAsk is de tool die je vragenformulier omzet van een regel tekst naar jij die de vragen persoonlijk stelt via video.⁠
Dit is de ideale oplossing om je online interacties nog persoonlijker te maken en om op grote schaal één-op-één gesprekken te voeren.⁠

Het kan perfect gebruikt worden voor tal van toepassingen:⁠
🎈⁠ Feedback⁠
🎈 Lead generation⁠
🎈 Video testimonials⁠

Je kan het inzetten als één enkele vraag waar je feedback op wilt, of je kan er een hele logica en funnel achter hangen zodat je exact kan vertellen waar mensen naar op zoek zijn.⁠

Hoe ga je te werk?⁠
🎈 Neem je video op⁠
🎈 Voeg extra audio en teksten toe naar wens⁠
🎈 Deel de videolink met de gewenste persoon/op de gewenste plaats⁠
🎈 Wacht tot de persoon het videobericht in zijn of haar inbox heeft uitgecheckt/ziet op je website⁠
🎈 Ontvang een antwoord in de vorm van video, audio of tekst van de persoon⁠
🎈 Beslis of je het gesprek gaande wilt houden of niet⁠

De gratis versie leent zich uitstekend om eens mee te spelen en uit te testen.⁠

Waarvoor ga jij het inzetten?⁠