Offertes maken kostte uren. Kennismakingsgesprekken met mensen die toch geen match blijken. Factuurtools die te overweldigend aanvoelen om te gebruiken. En elke keer opnieuw het warm water uitvinden.
Dat was de realiteit van Chloé van Studio TXT. Als copywriter & communicatie-expert helpt ze ondernemers met teksten die écht werken. Haar teksten zijn zo gewild dat begin dit jaar haar agenda helemaal volzat. Maar als dienstverlener ben je begrensd in tijd en Chloé verloor te veel tijd aan overhead.
Dus pakten we haar verkoopproces aan, van aanvraag tot gefactureerde opdracht. Drie maanden later gaan offertes binnen een kwartier de deur uit en levert het haar 2 uur per week op.
| Soort aanbod: | Dienstverlening op maat |
| Proces: | Verkoop – Van aanvraag tot akkoord |
| Tools: | Tally, Tidycal, Make, Google Workspace, Notion, Billit |
| Tijdlijn: | April – juni 2025 (3 maanden) |
| Link: | Boek jouw gesprek |
De uitdaging: inefficiënt verkoopproces met blinde vlekken
Chloé’s agenda zat vol. Helemaal vol. Voor een dienstverlener is dat eigenlijk goed nieuws, maar het betekent ook dat je tegen je tijdsgrens aanloopt. Je kunt niet schaalbaar verkopen zoals een product. Je tijd is eindig.
En juist daarom liep Chloé vast. Niet omdat ze niet genoeg werk had, maar omdat ze te veel tijd kwijt was aan dingen die niet haar kernwerk waren.
Haar pijnpunten:
- Een proces dat nooit was uitgezoomd: “Het was een wildgroei van van alles. Ik had daar zelf nog nooit op uitgezoomd, was echt een blinde vlek.”
- Offertes maken was een hel: Urenlang copy-pasten uit oude offertes, twijfelen over prijzen, het blijven uitstellen. Soms kostte één offerte wel 2 uur.
- Telkens opnieuw het warm water uitvinden: Geen vaste werkwijze, elke keer weer nadenken: wat moet ik nu ook alweer doen?
- Te veel gesprekken met mensen die geen match waren: Geen goede filter vooraf, dus veel tijd verloren aan calls die toch niks opleverden.
- Dingen vergeten: Voorschotfacturen te laat sturen, kick-off documenten vergeten aanmaken. Het gevoel van “ballen laten vallen” – vooral vervelend vlak voor een samenwerking start.
“Ik had daar zelf nog nooit op uitgezoomd, was echt een blinde vlek. Het was een wildgroei van van alles.”
– Chloé
💡 Waarom procesoptimalisatie voor dienstverleners?
Als dienstverlener ben je begrensd in tijd. Je kunt niet schaalbaar verkopen zoals een product. Daarom is het cruciaal om zoveel mogelijk tijd te besteden aan wat je het beste kunt. In Chloé’s geval: schrijven. En zo weinig mogelijk aan administratieve rompslomp zoals kennismakingen regelen, offertes maken en data verzamelen.
Door één kernproces te optimaliseren, win je direct tijd én mentale ruimte terug. Wil je meer lezen over andere processen die je kunt aanpakken? Bekijk onze andere klantcases of lees over proces optimalisatie voor ondernemers.
De aanpak: Grondig uitdiepen, dan pas bouwen
Chloé en ik kennen elkaar al langer als accountability buddies. We spreken tweewekelijks, en op een bepaald moment hoorde ik dat haar agenda voor het komende kwartaal helemaal volgeboekt zat. Dat was het moment waarop ik haar voorstelde om haar verkoopproces eens onder de loep te nemen.
Hoe we te werk gingen:
Voorbereiding
Chloé vulde een uitgebreide vragenlijst in over haar huidige werkwijze. Dit kostte tijd, maar was essentieel: door alles op te schrijven zag ze zelf al waar de wildgroei zat.
Kick-off
Ik vertaalde haar antwoorden naar een flowschema en stelde bij bijna elk punt vragen en verbetervoorstellen. We namen de tijd om haar proces écht te doorgronden. Geen gehaast werkje, maar echt uitdiepen: Wat doe je nu precies? Waarom doe je het zo? Wat werkt wel en wat niet? We logden ook meteen in op haar systemen, zodat ik zag hoe alles werkte en waar de knelpunten zaten.
Bouwfase
Daarna ging ik enkele weken aan de slag. Chloé kon zich gewoon focussen op haar werk, want ik bouwde alles in de achtergrond.
Overdracht & finetuning
Toen alles klaar was, liep ik met Chloé door het nieuwe systeem. Ik legde uit hoe alles werkte en deed de laatste aanpassingen op basis van haar eerste feedback. Daarna ging ze er zelf mee aan de slag, want tijdens het gebruiken merk je pas echt of iets werkt voor jou.
Na een maand kwamen we nog een keer samen om te evalueren en de laatste dingen fine te tunen. Zo werd het systeem helemaal van haar.
De oplossing: Slimme verbeteringen door het hele proces
Niet met één grote verandering, maar met slimme verbeteringen op elk punt waar ze tijd of energie verloor.
Betere filter: Geen tijd meer aan verkeerde gesprekken
Een intakeformulier in Tally checkt automatisch of er een goede match is: voldoende budget, opdracht in het Nederlands, binnen haar expertise. Geen match? Chloé krijgt een notificatie. Wel een match? Automatische doorverwijzing naar de afsprakenplanner, nu via Tidycal met een reminder 24 uur voor het gesprek om no-shows te voorkomen.
Automatische voorbereiding: Van 2 uur naar 15 minuten
Via Make worden na elke boeking automatisch twee templates aangemaakt in Google Docs: één voor kennismakingsvragen, één voor de offerte. Beide klaargezet in een specifieke map. Geen zoeken meer, geen copy-pasten meer. Offertes gaan van 2 uur naar 15 minuten, voorbereidingstijd verdween volledig.
Slimme opvolging: Niks meer vergeten
Een wekelijkse check kijkt of offertes ouder dan 7 dagen zonder reactie zijn en maakt dan een taak aan in Notion én stuurt een mail naar Chloé. Chloé beslist zelf of ze opvolgt, want ze wil geen pusherige geautomatiseerde mails. En nu kan ze dus zelf beslissen of een opvolging noodzakelijk is, of niet.
En zodra een klant akkoord geeft? Dan start het onboarding-proces – maar dat is een volgend hoofdstuk dat we in de toekomst nog kunnen stroomlijnen.
Toekomstbestendig dashboard
In Notion wordt alle klantdata centraal verzameld. Chloé gebruikt het nu nog weinig. Enerzijds omdat dit misschien de verandering teveel was, maar anderzijds ook omdat het niet persé moet. Alle noodzakelijke info komt ook in haar mailbox of andere plekken waar ze nu al kijkt.
Maar moest ze ooit willen overschakelen, dan staat alle data wel klaar om overzichtelijke dashboards te gaan maken. Of als ze bijvoorbeeld haar kerstkaartjes gaat schrijven en een lijst van adressen zoekt.
Mijn rol als procesoptimalisatie-partner
Chloé’s vraag was niet “automatiseer dit voor mij”, maar “ik zoek meer tijd”. Ze had geen idee waar die tijd te winnen viel, laat staan welke tools of automatiseringen ze nodig had. En dat is precies waar ik het verschil maak.
Strategisch meedenken
Ik nam niet gewoon over wat Chloé deed. We stelden eerst kritische vragen: Waarom doe je dit zo? Kan dit eenvoudiger? Welke stappen zijn écht nodig? Welke tools passen bij jouw manier van werken?
Door samen uit te zoomen op haar werkwijze, ontdekten we waar de échte tijdvreters zaten. Niet wat Chloé dacht dat het probleem was, maar wat het werkelijk was.
Systemen die voor jou werken
Ik kies geen tools omdat ik ze al ken, maar omdat ze passen bij jouw proces. Voor Chloé betekende dat: Google Documenten, Tidycal in plaats van Calendly (lifetime deal die geld bespaart), Tally voor intake (simpel en flexibel), Make voor automatiseringen (krachtig maar beheersbaar).
Het doel is niet dat jij leert werken zoals ik werk, maar dat het systeem zich aanpast aan hoe jij werkt.
Technische uitvoering én begeleiding
Toch lever ik niet enkel strategie, maar zet ik het ook voor je op. Eenmaal duidelijk was wát er nodig was, bouwde ik het systeem. Chloé hoefde niet zelf uit te zoeken hoe automatiseringen werken of tools te koppelen. En na oplevering legde ik rustig uit hoe alles werkte, paste ik dingen aan op basis van feedback, en zorgde ik dat ze er comfortabel mee aan de slag kon. En loopt er na onze samenwerking nog iets mis? Ook dan kan ze nog steeds bij me terecht om dingen te fixen of te verbeteren.
“Dat technische is iets waar ik zelf niet goed in ben en ook niet zo blij van word. Zonder jou zou dit er nooit van gekomen zijn.”
— Chloé
Haar grootste zorg bij procesoptimalisatie? Dat saaie technische gedoe…
Wachtwoorden opsnorren. Nieuwe systemen onder de knie krijgen. Alles in kaart brengen. Saai.
Waren die zorgen terecht? Absoluut. Het was niet minder saai dan verwacht. Maar zoals Chloé zelf tegen haar kinderen zegt: “Niet alles in het leven kan leuk zijn.”
Het verschil? Ze hoefde het niet alleen te doen. Tot en met de workation kostte het haar ongeveer 5 uur. Daarna nog een paar uur om alles te testen en in gebruik te nemen op basis van mijn instructies.
Dat stukje voelde als “effe doorbijten” — maar het gros van het werk (het technische stuk waar ze tegen opzag) hoefde ze niet zelf te doen. Dat is de ontzorging die dit traject mogelijk maakt.
Het resultaat: Tijd, rust en professionaliteit
Na drie maanden had Chloé een verkoopproces dat werkte. Van chaos naar structuur, en dat maakte alle verschil.
De cijfers zijn mooi: 2 uur per week teruggewonnen op een werkweek van 30 uur, offertes die van 2 uur naar 15 minuten gingen, minder no-shows door reminders. Maar de impact gaat verder dan wat je in uren kunt meten.
Minder mental load. Chloé hoeft niet meer telkens opnieuw na te denken over wat de volgende stap is. Het systeem neemt dat over. “Minder tabs open in mijn hoofd,” zoals ze het zelf zegt.
Een professioneler gevoel. Klanten krijgen sneller een offerte, de communicatie verloopt vlotter, alles voelt gestroomlijnder aan zonder warmte of authenticiteit te verliezen. Chloé voelt trots: “Look at me, being all professional.”
Geen ballen meer laten vallen. Voorschotfacturen worden niet meer vergeten. Kick-off documenten staan op tijd klaar. Alles wordt getriggerd op het juiste moment. Dat geeft rust.
Minder tijd verspillen. Door de betere filter heeft Chloé geen gesprekken meer met mensen die uiteindelijk toch geen match zijn. Elke call die ze nu doet, heeft veel meer kans om een samenwerking te worden.
Is alles nu op en top geoptimaliseerd? Nee, maar Chloé nam wel een hele stap vooruit. Wanneer deze veranderingen helemaal ingewerkt zijn, kan ze later altijd verder gaan upgraden.
“Dankzij jou heb ik precies een shortcut genomen qua hoe vlot alles loopt, een binnenweg die ik op m’n eentje nooit ontdekt zou hebben (of pas over enkele jaren). Dat is wel een klein beetje verslavend.”
— Chloé
Wil jij ook je verkoopproces optimaliseren?
Herken je jezelf in Chloé’s verhaal? Zit jouw agenda ook propvol, maar voel je dat je te veel tijd verliest aan administratieve rompslomp? Blijf je offertes uitstellen omdat het zo omslachtig is?
👉 Bekijk het Procesoptimalisatie-traject en ontdek hoe we jouw proces kunnen stroomlijnen.
💌 Of liever eerst een gesprek? Plan een vrijblijvende kennismaking en we bespreken wat er mogelijk is voor jouw situatie.
