96
Mijn zoektocht: 4 jaar, and counting
Hey {$name},
5 maanden,
Zo lang is het geleden dat ik nog eens in je mailbox viel met een
inspiratiebrief.
En ook nu stel ik deze nieuwsbrief schrijven alweer 3 dagen uit en klik ik na
zin 2 alweer weg om een ander taakje te doen.
Vanwaar komt nu dat uitstelgedrag?
Omdat ik heel hard zoekende ben naar waar ik nu juist bij help.
Niets nieuws onder de zon, hoor ik je denken tot hier. Want ja, ik zeg dit al 4
jaar lang.
En enerzijds is het logisch dat ik al vier jaar lang zeg dat ik zoekende ben.
Waar ik vier jaar geleden begon als technisch virtueel assistent die met elke
technische taak wou helpen (dat ging van tools instellen, funnels bouwen, over
websites maken, via e-mail instellen, domeinen verhuizen tot zelfs computers
opruimen), merkte ik dat ik vooral van tools koppelen, dingen automatisch laten
lopen, warm werd.
Ik herinner me nog een gesprek met een klant in 2023 waarin dit kwartje al viel
en in datzelfde jaar werd het dankzij Julie Tamsin duidelijk dat mijn rode
draad processen zijn. (Van chemische processen ging ik naar bedrijfsprocessen)
Toch is het tot op de dag van vandaag moeilijk om goed te definiëren wanneer
een vraag iets is waar ik wel of niet warm van word. Want ja, een webshop moet
ook met vanalles gekoppeld zijn (denk maar aan pakjesdiensten, e-mailmarketing,
etc), maar toch merk ik dat ik hier minder warm van word.
Momenteel denk ik dat de clue hem ligt in het feit dat het echt taken
zijn die ik wil automatiseren. Iets wat jij handmatig doet, dat de
computer in jouw plaats gaat doen. En dus is het zinnetje dat sinds 2025 op
mijn website prijkt ‘jouw werkwijze, zo automatisch/schaalbaar
mogelijk’ eigenlijk een goede samenvatting.
Maar zoals je leest zeg ik “denk ik”. We veranderen, groeien en specialiseren
gezapig verder. Binnen een jaar geef ik misschien wel eens een update. 😉
Maar naast dat evolueren en specialiseren, maakt AI de twijfel alleen maar
groter.
Want waar de vragen in mijn richting shiften van ‘Kan je m’n funnel opzetten?’
naar ‘Help me om AI voor me op te zetten.’, moet ik me ook afvragen of dit dan
ook iets is waar ik bij help.
Als je weet dat mijn doel ‘laat de computer je leven makkelijker
maken’ is, dan zou je denken dat AI perfect in dat straatje past. Want
dat is exact waarvoor AI in het leven is geroepen.
En toch voel ik weerstand. En dat moest uitgezocht worden vooraleer ik kan
communiceren (#not).
Mijn weerstand tegen AI heeft verschillende oorzaken denk ik.
Ik wil duurzame futureproof systemen bouwen, en AI is nog te nieuw, te
veranderend, en dus nog geen zekerheid wat blijft.
Iets wat ik ook al bij het Peppol verhaal merkte. Ik zoek veel dingen uit om
tot de beste oplossing te komen. En wanneer je die eindelijk gevonden hebt,
komt er iets nieuws op de markt en kan je alles herzien.
Tot begin dit jaar werd alles ingezet op ChatGPT. De tool die je moest hebben.
Nu is Claude dan weer de betere en schakelen we massaal over. Wat zou het
binnen een half jaar zijn?
Opnieuw het woord duurzaam: Is het wel te verantwoorden om zoveel AI te
gebruiken?
In 2024 schreef ik al een blogpost over Duurzame
IT-gewoonten. Daarin haalde ik aan dat een zoekprompt in AI 10
keer meer energie verbruikt dan een zoekopdracht in een zoekmachine.
Twee jaar later zijn we op een punt waar we dagelijks verschillende prompts
richting AI sturen. Vaak om te chatten, maar ook om afbeeldingen, video’s en
zelfs applicaties te maken. Hoeveel energie moet dat dan niet gebruiken? Is het
al die energie wel waard?
Neem nu vibecoden, daarbij gaat AI op basis van jouw beschrijving/prompts
programmeren in jouw plaats. Programmeren op gevoel/op de vibe dus. 😉
Op die manier kan iedereen programma’s, software, tooltjes gaan maken. Dus
worst case scenario bouw ik een CRM volledig naar mijn wens en jij naar jouw
wens. Maar dat is dus twee keer al die energie voor een klein verschil
in wensen.
Maar ook, willen we allemaal wel softwareontwikkelaar worden?
Want die app-developers zijn vaak niet bezig met de core functionaliteit
bouwen, maar ook met beveiliging, aanpassingen aan nieuwe wetten, snelheid. Ik
denk dat we al petjes genoeg hebben en dat petje willen we er niet speciaal nog
bij, toch?
Maar vooral: ik denk dat er heel wat stappen voor komen die eerst moeten
gebeuren.
Het grote doel van AI is efficiënter werken. Minder zelf moeten doen. Maar
andere stappen kunnen ook al maken dat je minder zelf moet doen, en die zijn
een pak duurzamer (zowel in energie maar ook in betrouwbaarheid). Het
is alsof je een kaars dooft met een brandweerslang. Terwijl gewoon
even blazen even goed of beter werkt voor dat probleem.
Voor mij zijn er nog een aantal stappen VOOR het gebruik van
AI:
1. Alles start met je werkwijze
bepalen (aka processen spotten) – Wat doe ik en
waarom?
Alles start met de drang om iets te doen. Je gaat bekijken wat je gedaan wil
krijgen, waarom dat moet gebeuren en welke vereisten je hebt.
Neem nu een kennismaking als voorbeeld.
Het doel is bij iedereen waarschijnlijk dat de potentiële klant contact met je
maakt. Maar de invulling verschilt vaak. Een vaak geziene opzet tegenwoordig is
een online agenda waar de klant zelf een afspraak inplant en automatisch
herinneringsmailtjes toegestuurd worden.
Toch houden anderen vast aan zelf datums voorstellen, omdat dat persoonlijker
voelt, of omdat hun agenda nu éénmaal niet zo consistent is.
Maar ik kreeg ook ooit een pakketje toegestuurd, omdat ik een kennismaking had
ingepland. Haar manier om dankbaarheid te tonen en eruit te springen.
Zo zie je, denk zelf na over wat jij belangrijk vindt.
2. Dan ga je digitaliseren – De juiste tool voor het juiste
doel
De juiste tools gebruiken voor het juiste doel. Die tools zijn specifiek
gemaakt voor één doel en zijn daar ook goed in.
Om nog even terug te blikken naar een half jaar geleden. Toen werd Peppol
verplicht. Bleek dat heel wat ondernemers nog factureerden met Word of Excel.
Digitaal? Ja. Is Word of Excel gemaakt voor facturen? Nee.
Zo neemt de facturatietool die jij nu gebruikt al heel wat van je zorgen weg
denk ik. De nummerkes, die worden automatisch gemaakt. Als je een
productenlijst hebt, zal je in een factuur makkelijk alle juiste info vinden,
idem voor klanten. En de layout, daar zorgt de tool ook voor.
3. Wanneer een goede basis digitaal staat en je daar vlot mee werkt, kan je
gaan automatiseren
Om verder te gaan op het voorbeeld van de facturen.
Met een goeie tool zal je niet telkens opnieuw de klantgegevens moeten zoeken.
Maar die eerste keer, ja, dan moet je alles nog zelf intypen. Via automatisatie
zal ook die stap vermeden kunnen worden als je bijvoorbeeld via een
betaalpagina of een intakeformulier werkt. Wanneer de klant zijn gegevens aan
jou bezorgd, ga je deze al gestructureerd opvragen en kan je via automatisatie
zorgen dat deze automatisch in je facturatiesoftware komt. Geen manueel
knip en plakwerk meer.
En zo kan je over alle processen gaan nadenken. Wat gebeurt
er, en welke info kan ik hergebruiken, waar kan ik de computer
gestandaardiseerde info laten doorstromen, en wanneer moet alles getriggerd
worden?
4. Wanneer automatisatie niet meer voldoende is en je zelfdenkend vermogen
wil toevoegen, dan ga je pas AI invoeren (AI-iseren).
AI invoeren vergelijk ik het beste met een werknemer in dienst nemen. Iemand
die écht werk van je overneemt en zelf kan beslissen als iets niet duidelijk
is.
Hij kan je mailbox gaan filteren, planningen maken, teksten voor je schrijven,
analyses voor je maken en nog veel wildere ideeën. Klinkt fijn, toch?
Maar net zoals bij een medewerker, kan AI niet raden wat jij
wil. Eerst moet je dus al weten wat je wil. En dat
moet je dan ook nog kunnen overbrengen.
Als ik zie welke briefings ik soms van klanten krijg… dan weet ik dat dat
alleen al een hele opgave is. (*Schuldig* 🙋♀️)
En naast duidelijke instructies heeft AI nog iets nodig: info.
En hoewel we cloudopslagen vol hebben, merk ik dat mensen toch vaak nog
notities op papier verzamelen. Goed om met de hersenen te verwerken, maar daar
kan AI niet veel mee. Of papieren agenda’s: daar wordt ook meer bij gezworen
dan je denkt. Ook daar kan AI niet zoveel mee.
En als we info dan toch digitaal hebben, dan staat het allemaal zo verspreid en
in 20 varianten (*Ook schuldig* 😅). En ja, AI kan dat zeker snel even
allemaal bekijken. Maar wil je hem echt laten beslissen welke variant hij eens
zal nemen?
Conclusie: Volgens mij bouwt het ene voort op het andere. Automatisatie
kan niet zonder een duidelijke werkwijze en digitalisering. Maar automatisatie
kan de werkwijze en de gebruikte tools wel veranderen. En zo heeft AI minimaal
een duidelijke werkwijze en digitalisering nodig, en is automatisering een
betrouwbaardere en energiezuinigere eerdere stap dan AI te gaan gebruiken.
Volgens mij is AI dus geen quick fix, maar een laag bovenop iets wat al goed
loopt. En als dat systeem er nog niet is, maakt AI het niet
makkelijker, maar wel ingewikkelder.
Ik denk dat ik kan concluderen dat ik best duidelijk heb waar ik graag mee
help, namelijk handmatige taken uit processen automatiseren.
Nu nog uitzoeken hoe ik daarmee het beste help. Daar moet ik misschien mijn
volgende nieuwsbrief over maken, zodat die me weer wat duidelijkheid kan
brengen in wat ik stiekem al weet. 😄
Ik ben wel heel benieuwd hoe jij er allemaal tegenover staat. Welk
gevoel krijg jij bij alle digitalisatie stappen? Goesting, overwhelm,
tegendraadsheid, angst, …?
En wat denk jij van mijn stappenplan (werkwijze bepalen, digitaliseren,
automatiseren, AI-iseren)?
Lieve groetjes,
ps. Ja, ik koos speciaal dit lettertype omdat AI en Al hier
duidelijk verschillend zijn. Ik lees namelijk zelf tegenwoordig continu al waar
AI staat en omgekeerd. 😆
TL;DR. Ik blijf ‘naar buiten komen’ uitstellen. Enerzijds
dankzij de evolutie die je altijd als persoon maakt. Anderzijds omdat ik mijn
plek zoek rondom AI. Het kan een mooie toevoeging zijn na de eerdere stappen je
werkwijze bepalen, digitaliseren en automatiseren. Ikzelf help graag bij stap
3: handmatige taken uit processen automatiseren (aka knip-en-plak werk
elimineren).