Project voor digitale procesverbetering
Jouw werkwijze, stap voor stap eenvoudiger.
Samen kijken we naar een bestaand proces van jou dat veel tijd of gedoe vraagt. We onderzoeken waar digitalisatie jou kan ondersteunen, zonder uit het oog te verliezen wat jij bewust graag zelf blijft doen.
Daarna bouw ik de oplossing, zodat jij een systeem krijgt dat technisch werkt én bij je werkwijze past.
Minder onthouden
Niet iedere volgende stap hoeft nog in je hoofd te zitten.
Minder kopiëren
Informatie stroomt automatisch door naar de juiste plaats.
Consistenter werken
Terugkerende stappen worden iedere keer op dezelfde manier uitgevoerd.
Minder onthouden
Niet iedere volgende stap hoeft nog in je hoofd te zitten.
Minder kopiëren
Informatie stroomt automatisch door naar de juiste plaats.
Consistenter werken
Terugkerende stappen worden iedere keer op dezelfde manier uitgevoerd.
Herkenbaar?
Dezelfde routine.
Minder zelf doen.
Je processen zijn gegroeid terwijl je bezig was. Je weet wat er moet gebeuren, maar veel stappen blijven telkens bij jou terugkomen.
“Soms blijf je het gewoon doen, omdat je niet weet dat het technisch ook anders kan.”
Iedere keer opnieuw…
- dezelfde mails en taken klaarzetten
- zelf onthouden wat de volgende stap is
- informatie tussen tools kopiëren
- controleren of je niets vergeten bent
- datums op meerdere plaatsen aanpassen
- iets uitstellen omdat de voorbereiding zoveel werk vraagt
Eerst begrijpen, dan bouwen
Je hoeft niet zelf te weten welke tool of automatisering je nodig hebt. Daarom beginnen we bij hoe je vandaag werkt: wat doe je, waarom doe je het zo en waar loopt het moeilijk?
Samen bekijken we welke stappen een computer kan overnemen en wat je bewust zelf wilt blijven doen.
Ik bouw liever een kleinere oplossing die je echt gebruikt dan een uitgebreid systeem dat achteraf blijft liggen.
Het helpt wanneer je het proces al enkele keren doorlopen hebt. Dan zijn de terugkerende stappen, uitzonderingen en frustraties beter zichtbaar. Daardoor is de kans ook groter dat de oplossing haar investering terugverdient.
Is je werkwijze nog nieuw? Dan kan ik er nog altijd samen met jou naar kijken. Ik bouw dan liever kleiner en flexibeler, zodat de oplossing kan meegroeien met wat je in de praktijk ontdekt.
Mijn projectaanpak
Een project in drie fases
1
Inzoomsessie
Tijdens de inzoomsessie pluizen we één concreet proces uit en maken we helder wat er technisch nodig is.
Resultaat: een bouwplan en basis voor een kostenraming.
2
Bouwen & reviseren
Ik bouw en test de oplossing. Daarna probeer jij ze uit en verwerk ik wat tijdens het gebruik nog bovenkomt.
Resultaat: een oplossing die aansluit bij hoe jij werkt.
3
Onderhoud & opvolging
Na de lancering kan ik problemen oplossen, vragen beantwoorden en aanpassingen uitvoeren.
Resultaat: ondersteuning wanneer je die nodig hebt.
Fase 1
Een project begint met inzoomenWat komt er op tafel?
- Hoe verloopt het proces vandaag?
- Welke stappen keren telkens terug?
- Waar verlies je tijd of overzicht?
- Wat wil je bewust zelf blijven doen?
- Wat kan technisch eenvoudiger?
Na de sessie weet je wat er gebouwd kan worden en welke keuzes daarbij horen. Op basis daarvan maak ik een kostenraming. Jij beslist zelf of je verdergaat.
Waarom een kostenraming?
Technisch werk is niet altijd vooraf tot op het uur voorspelbaar. Op basis van de inzoomsessie maak ik daarom een zo goed mogelijke kostenraming.
Heb ik minder tijd nodig? Dan betaal je minder. Dreigt er meer tijd nodig te zijn? Dan bespreek ik dat eerst met jou.
Praktisch
| Duur | 2 uur |
| Waar | Online via Zoom |
| Investering | € 235 excl. BTW |
| Opname | Op aanvraag |
De inzoomsessie is een aparte betaalde fase en wordt niet standaard verrekend in het bouwproject.
Fase 2
Van bouwplan naar werkende oplossingAls je beslist om verder te gaan, starten we met fase 2: bouwen en reviseren.
Ik bouw geen snelle oplossing die maar in één ideale situatie werkt. Ik denk na over de verschillende scenario’s die kunnen voorkomen, test wat er gebeurt wanneer iets afwijkt en hou rekening met toekomstig hergebruik.
Zo krijg je geen losse automatisering, maar een technische oplossing die doordacht in elkaar zit, herhaaldelijk gebruikt kan worden en waar mogelijk kan meegroeien met je werkwijze.
Bouwen
Ik vertaal het bouwplan naar een technische oplossing in je bestaande tools. Daarbij hou ik rekening met verschillende scenario’s, herhaling en mogelijke groei.Feedback en testen
Ik presenteer de eerste versie en neem je mee door de nieuwe werkwijze. Door ze te zien, merk je vaak sneller wat je anders had verwacht. We bespreken je feedback, ik pas de oplossing aan en test grondig of alles werkt zoals bedoeld.
Opvolging
Daarna neem je de oplossing echt in gebruik of stuur je ze door naar je klanten. Gedurende een vooraf afgesproken periode volg ik mee op hoe echte gegevens en gebruikers door het systeem gaan. Onverwachte situaties en kinderziektes haal ik er nog uit.
Het doel is niet om zo snel mogelijk iets werkend op te leveren.
Het doel is om iets te bouwen waarop je ook bij de volgende klant, workshop of herhaling kunt vertrouwen.
03
Fase 3
Ook na je project sta je er niet alleen voorOok na die afgesproken periode kan je bij mij terecht voor vragen, problemen of aanpassingen.
Samen bespreken we jouw noden en komen met een gepaste oplossing.
Wil je later een grotere verandering of een nieuw proces aanpakken? Dan starten we opnieuw met inzoomen.
Voorbeelden
Welk proces wil jij eenvoudiger maken?
Marketing
- Een terugkerend webinar
- Een ebook, quiz of download als leadmagnet
- Content bedenken, maken en publiceren
- Verzamelen van contentstatistieken
Verkoop
- Potentiële klanten begeleiden van aanvraag tot goed- of afgekeurde offerte
- Koude leads verzamelen en opvolgen
- Een vervolgaanbod doen aan bestaande klanten
Dienstverlening
- Nieuwe klanten onboarden na goedkeuring van de offerte
- Klantprojecten uitvoeren en opvolgen
- Offboarding waarbij jij feedback vraagt, vervolgaanbod doet en administratief alles afsluit
Administratie
- Facturen versturen en betalingen opvolgen
- Aankopen verwerken
- Gewerkte uren registreren
- De mailbox verwerken
- Klant- en bedrijfsgegevens beheren
Bedrijfsvoering
- Periodiek terug- en vooruitkijken met de juiste informatie bij de hand.
- De planning maken en bewaken
- Beslissingen en actiepunten opvolgen
- Nieuwe producten of diensten ontwikkelen
Kennis & groei
- Interessante informatie en kennis verzamelen en verwerken
- Opleidingen en leertrajecten opvolgen
- Netwerkcontacten en samenwerkingen opvolgen
Het hoeft daarbij niet allemaal in één tool te zitten.
Je facturatie, projectmanagement en e-mailmarketing hebben elk hun eigen functie. Samen bekijken we hoe je tools beter kunnen samenwerken en hoe informatie ertussen kan doorstromen.
Online via Zoom · 2 uur · €235 excl. btw · opname op aanvraag
Een voorbeeld uit de praktijk
Een webinar geven was het probleem niet
De situatie
Céline kopieerde voor iedere webinar mails, paste datums aan en controleerde automatiseringen opnieuw.
Wat ik veranderde
De webinardatum werd automatisch doorgegeven aan ActiveCampaign en stuurde de juiste vervolgstappen aan.
Het resultaat
Céline hoefde alleen nog het webinar in te plannen. Het terugkerende werk errond liep automatisch.
De situatie
Céline kopieerde voor iedere webinar mails, paste datums aan en controleerde automatiseringen opnieuw.
Wat ik veranderde
De webinardatum werd automatisch doorgegeven aan ActiveCampaign en stuurde de juiste vervolgstappen aan.
Het resultaat
Céline hoefde alleen nog het webinar in te plannen. Het terugkerende werk errond liep automatisch.
Past dit bij jou?
Een project werkt het beste als…Dit past wanneer
- je een proces of terugkerende routine wilt verbeteren
- je minder wilt onthouden, kopiëren en controleren
- je al met digitale tools werkt
- je bereid bent om je huidige werkwijze uit te leggen
- je mee keuzes wilt maken
- je tijd wilt voorzien om de oplossing te testen
- je openstaat voor een andere werkwijze wanneer die je werk eenvoudiger maakt
Dit past minder wanneer
- je een volledig toolsysteem zoekt zonder concreet proces als vertrekpunt
- je verwacht dat ik zonder jouw input bepaal hoe je bedrijf moet werken
- je geen tijd wilt voorzien om keuzes te maken, te testen of feedback te geven
- je vooral zoveel mogelijk wilt automatiseren, zonder te kijken of het werkelijk nuttig is
Online via Zoom · 2 uur · €235 excl. btw · opname op aanvraag
Hey, ik ben Sofie
Slimme processen en efficiënte verbindingen bouwen is mijn passie.
Processen uitpluizen, verbanden leggen en dingen technisch in elkaar puzzelen: daar kan ik mij helemaal in verliezen.
Mijn achtergrond als procesingenieur helpt mij om niet alleen naar één losse taak te kijken. Ik wil begrijpen wat ervoor en erna gebeurt, waar informatie nodig is en wat er kan mislopen.
Maar ik bouw niet zomaar omdat iets technisch mogelijk is. Ik wil dat wat ik maak ook echt gebruikt wordt en jou helpt om je werk eenvoudiger en consistenter uit te voeren.
De eerste stap
Welk proces vraagt vandaag meer werk dan nodig?Misschien weet je al exact welk proces je wilt aanpakken.
Misschien weet je vooral dat je telkens dezelfde stappen uitvoert en denkt: dit moet toch eenvoudiger kunnen?
Tijdens een inzoomsessie leggen we je huidige werkwijze open op tafel. We bekijken waar het tegensteekt, wat je wilt behouden en wat techniek van je kan overnemen.
Daarna weet je wat er nodig is. Jij beslist of je zelf verdergaat of de oplossing ook door mij wilt laten bouwen.
De eerste stap is niet bouwen.
De eerste stap is helder krijgen wat er werkelijk moet werken.
Online via Zoom · 2 uur · €235 excl. btw · opname op aanvraag