Samenwerkingsprincipes
Er zijn zo van die spreekwoorden die je als tiener heel hard met je ogen deden rollen. 🙄
Maar waarvan je -eens volwassen- ontdekt dat er heel veel waarheid in schuilt. 🤓
Zoals deze: “goede afspraken maken goede vrienden”
Dat geloof ik echt. Privé, maar ook op werkvlak.
Als technisch VA werk ik heel nauw samen met mijn klanten. Ik zie zo’n samenwerking als een gelijkwaardig partnerschap. Twee partijen die hun talenten samenleggen met één gemeenschappelijk doel voor ogen: een onderneming laten groeien. Digitaal, maar ook op vlak van efficiëntie.
Door deze samenwerkingsprincipes door te nemen, weet je perfect wat je van mij mag verwachten (en ook: wat niet). Maar evengoed omgekeerd: wat ik op mijn beurt van jou als klant verwacht. Beschouw het als een kader, dat mij in staat stelt om mijn beste werk voor jou af te leveren.
Alvast bedankt om dit door te nemen en er rekening mee te houden, dat apprecieer ik echt!
Lieve groetjes,
Sofie
1. Beschouw me eerder als een kritische meedenker dan louter een uitvoerder
Kan ik de tools en automatisaties opzetten die jij van me vraagt? Tuurlijk. Maar ik kies er bewust voor om dat niet te doen. Je haalt het meest uit onze samenwerking als je me echt betrekt bij je bedrijf en je toekomstplannen, als een volwaardig deel van je team (ook al werk je alleen). Zo kan ik mee nadenken of de automatisatie die je voor ogen had wel de meest logische is, of de tool waar je je zinnen op had gezet wel de meest geschikte. Ik zet dus niet op wat je vraagt, wel wat je nodig hebt.
2. Ik hou je graag dichtbij mij
Om die strategische en technische partner voor jou te kunnen zijn, vind ik het belangrijk dat we elkaar regelmatig horen. Voor vaste samenwerkingen is er een maandelijkse status-call, waarin we online de taken voor de komende maand bespreken. Tijdens die meetings pols ik naar je plannen en stel ik je ook heel wat vragen (zoals deze: “wat is het doel?”, “Heb je al aan X of Y gedacht?”, “Wat bedoel je juist?”) Dat stelt me in staat om de vinger aan de pols te houden over wat er leeft binnen jouw bedrijf.
Het werkt het efficiëntst als ik de enige technische contactpersoon ben. Is er een partner, vennoot, business coach of andere tech VA die ook betrokken is bij de technische kant van je bedrijf? Dan is die bij voorkeur ook aanwezig op onze meetings, zodat we goede afspraken kunnen maken over wie wat doet.
3. Meer focus, minder brandjes blussen
Technisch werk overgoten met een sausje van strategie: dat vraagt om concentratie en focus. Daarom werk ik per tijdsblok van een halve dag in principe maar voor één klant. Die tijdsblokken plan ik een tweetal weken op voorhand in, ik laat dit telkens ook weten aan jou als klant. Tijdens die tijdsblokken lees ik geen mails en ligt mijn smartphone ook niet standaard naast mij. Is het werk niet af na zo’n tijdsblok? Dan plan ik direct een volgend moment in.
Ik probeer ook zo weinig mogelijk te schakelen tussen communicatie en uitvoering, wat maakt dat ik nooit onmiddellijk zal reageren op mails of berichten. Is er echt een dringend noodgeval? (denk: een website die plat ligt of betalingen die niet binnen komen). Dan kan je mij bellen. Ik zal er dan alles aan doen om dit snel en efficiënt op te lossen. Minder dringende taken (denk: een pop-up die niet werkt of een automatisatie die niet doet wat ze moet doen) kan je droppen in je Notion-portaal. Ik bekijk het dan tijdens het eerstvolgende tijdsblok dat ik voor je ingepland heb.
4. Goed werk vraagt om tijd, ruimte en een goede voorbereiding.
Om er nog een tweede cliché-spreekwoord tegenaan te gooien: “haast en spoed zijn zelden goed”. Ik lever mijn beste werk wanneer ik van jou voldoende tijd krijg om dingen na te kijken, te testen en uit te proberen. Bij last-minute vragen is daar vaak minder ruimte voor, waardoor er sneller fouten gemaakt worden. Want alle technische kennis ten spijt: ik ben een mens, geen robot. 🤖
De ervaring leert me ook dat last-minute vragen veel minder vaak de kop opsteken als klanten zich goed voorbereiden. Dat kan door jezelf deze vragen te stellen en erover met mij in gesprek te gaan (bijvoorbeeld tijdens onze maandelijkse status-call)
- “Hoe wil ik mijn volgende lancering aanpakken, en wat komt daar op technisch vlak allemaal bij kijken?”
- “Tegen welke IT-uitdagingen blijf ik aanlopen?”
- “Wat liep er achter de schermen minder vlot?”
- “Waaraan spendeerde ik meer tijd dan gepland?”
- …
Heb je specifieke taken die op een specifiek moment moeten uitgevoerd worden? Zorg er dan voor dat ik ze steeds minstens een week of twee op voorhand in mijn agenda kan inplannen.
5. Eerlijkheid, gelijkwaardigheid en respect als brandstof
Eerlijk duurt niet alleen het langst, maar is ook het makkelijkst. Ik probeer zo goed en duidelijk mogelijk te communiceren over wat ik denk, vind, tegenkom, plan te doen…Maar in ruil daarvoor verwacht ik ook dat jij mij ‘in the loop’ houdt. Ben je door vakantieplannen tijdelijk niet bereikbaar, wil je project uitstellen of je lancering toch anders aanpakken dan eerst was afgesproken? Dan hoor ik dat graag op tijd.
Daarnaast is iedereen gelijk voor de wet. Ik heb meerdere klanten, met verschillende budgetten. Allemaal zijn ze even belangrijk. Ik trek niemand voor.
Tenslotte respecteer ik ook de deadlines & afspraken die we hebben gemaakt en jouw (vrije) tijd. Maar net als alles in het leven geldt: ook dat werkt in twee richtingen.
6. Het ene communicatiekanaal is het andere niet
Notion
In Notion verzamelen we alle taken en to do’s, die we elke maand bespreken tijdens de status call. Ook hierin kan je me berichten sturen of opmerkingen achterlaten. Dat doe je door me te taggen: typ @Sofie V en klik dan op mijn foto. Anders zie ik je melding niet verschijnen.
De info die je me via Notion bezorgt, bekijk ik tijdens het eerstvolgende tijdsblok dat ik voor je heb ingepland.
Mailen
Je wil me iets vertellen waar je binnen 48 uur reactie op wilt? Dan is WhatsApp een goede optie.
(Dat wil niet zeggen dat ik wat je vraagt ook meteen binnen die tijdspanne ga uitvoeren. Ik neem het op in het eerstvolgende tijdsblok dat ik voor jou heb voorzien)
Bellen
Enkel voor noodgevallen (denk aan: je lancering gaat live & de betaalpagina doet het niet. Of je webinar start zo en je hebt technische problemen)
Als ik niet in meeting zit of op een event ben, dan zal ik er alles aan doen om dit snel en efficiënt op te lossen.
7. Tot slot: mijn boog staat niet altijd gespannen
Ik doe mijn best om een gezonde balans te bewaren tussen mijn werk en de rest van mijn leven. In principe werk ik van maandag tot vrijdag, telkens tussen 9u en 17u. Tijdens die uren probeer ik doorgaans om beschikbaar zijn. Maar daarnaast ben ik ook wel fan van de vrijheid en flexibiliteit die we hebben als ondernemers. Heb ik even niks dringend op de planning staan? Dan is het goed mogelijk dat ik een snipperdagje neem. 😊 Na mijn werkuren en op vrije dagen reageer ik niet op werkgerelateerde communicatie, op eender welk kanaal. Staat er toch iets echt in brand? Dan bel je me best. Ik doe daarna mijn best om je snel uit de nood te helpen.