Hey ,
“Mag ik even wild dromen?”
Dat zei Annelies, de oprichtster van Vraag het aan de Boekhouder, tegen mij nadat ik haar eerste vraag rond haar Q&A-proces had opgelost.
En eerlijk? Ik hou ervan als klanten dat zeggen. Want dan weet ik: dit is waar automatisering pas écht impact maakt.
Laat me even een stapje terugnemen.
Elke maand dezelfde mails… allemaal manueel
Toen Annelies me contacteerde, had ze gezien hoe ik een andere ondernemer had geholpen met een webinar-automatisatie, en ze dacht: misschien kan Sofie dit ook voor mij oplossen?
Ze vertelde me:
“Ik stuur maandelijks mails naar mijn members met de datum van de maandelijkse Q&A en een Google Form om hun vragen in te sturen.
Tot eind vorig jaar deed ik dat via ActiveCampaign met een soort automatische loop. Maar sinds ik overstapte naar Kit, lukt dat niet meer. Nu moet ik elke maand dezelfde mails kopiëren, aanpassen en inplannen. Het vreet tijd… en eigenlijk wil ik daar niet telkens weer mee bezig zijn.”
En vooral: ze had wel ideeën, maar geen tijd om het allemaal uit te zoeken.
Of ik kon helpen?
Ja, natuurlijk! 😄
De eerste stap: terugkerende mails automatiseren
Ik dook in haar vraag, en in een opstartsessie hebben we de basis gelegd van haar nieuw Q&A-proces:
→ de datum van de Q&A en de link naar het vragenformulier automatisch ophalen uit een Google Sheet
→ vier automatische mails inplannen
→ targetten op de juiste doelgroep via tags in Kit
Na wat extra werk voor finetuning stuurde ik haar een video-update. Haar reactie:
“Amaai, zo snel! Je hebt me zoveel tijd bespaard 🙏 Niet alleen nu, maar ook elke maand opnieuw… én ik kan het niet meer vergeten”
Ik glimlachte breed achter mijn scherm. Dat is exact waarom ik doe wat ik doe.
Maar in diezelfde mail kwam ze dus… met haar wildste droom.
En toen… kwam er een wishlist
Tijdens onze opstartsessie had ik haar al gevraagd: “Wil je eigenlijk dat die replay-mail ook automatisch verstuurd wordt?”
Toen zei ze nog: “Nee hoor, dat blijf ik wel manueel doen.”
Drie dagen later… mailde ze me dit:
“Eigenlijk… wil ik toch nóg meer automatiseren.
Na de Q&A stuur ik manueel de replay naar iedereen. Maar wat als die mail automatisch zou vertrekken? En nog meer nice-to-have: wat als ineens ook de les op mijn leerplatform zou komen?”
“Als dat allemaal kan,” zei ze, “dan hoef ik enkel nog de vragen te beantwoorden en de sessie live te geven. De rest… gebeurt vanzelf.”
En ik dacht: challenge accepted.
De puzzel leggen
Ik ging aan de slag. Enkele uren later had ik een workflow verder in elkaar gepuzzeld. Wat begon met een vraag over mails, werd een geautomatiseerde totaaloplossing – of zoals Annelies zelf zei:
“Je hebt niet alleen de mails, maar meteen de hele flow geautomatiseerd.”
De hele flow start simpel: Annelies vult de datum van de volgende Q&A in een bestand in.
Vanaf dat moment gebeurt alles vanzelf:
✅ De 4 reminder mails worden automatisch naar de juiste mensen gemaild, inclusief juiste links.
✅ De ochtend van de Q&A wordt automatisch een document aangemaakt met alle vragen die sinds de vorige sessie zijn ingestuurd. Ze ontvangt een mailtje ter herinnering met de link naar het document. Zo hoeft ze alleen nog antwoorden toe te voegen.
✅ De Zoom-cloud opname wordt na de sessie automatisch geüpload naar Vimeo, met meteen de juiste privacy-instellingen.
✅ De dag nadien vertrekt automatisch de replay-mail die ook de datum vermeld van de volgende sessie én twee gemarkeerde vragen die als interessant werden aangeduid.
✅ In LearnDash wordt automatisch een nieuwe les aangemaakt, met de replay-video én de vragen/antwoorden uit de sheet, netjes in de volgorde van de sessie.
Kit, Vimeo, LearnDash, Google Sheets…
Alles netjes gekoppeld via Make.
De enige manuele stappen?
Ze vult maandelijks de Q&A-data in, bereidt haar antwoorden voor op de ingestuurde vragen en geeft de live sessie.
Maar zelfs daarvoor krijgt ze reminders en een overzichtsmail met alles wat ze nodig heeft.
Na oplevering stuurde ze me deze mail:
“Wauw! Je hebt gewoon àlles afgevinkt op mijn wensenlijstje 🥳 En zelfs nog meer want die herinneringsmail is ook superhandig!
Dikke merci voor al jouw werk alvast. Ik ben benieuwd naar het resultaat bij de volgende Q&A. Dat gaat zooooo gemakkelijk zijn vanaf nu 😄”
Dat is waarom ik dit werk zo graag doe. ❤️
Niet omdat ik hou van tools om de tools, maar omdat ik hou van wat het mensen oplevert: ruimte, rust, vertrouwen, focus.
Wat Annelies daarover zegt:
“Het is door met mij mee te denken dat we uiteindelijk tot dit resultaat gekomen zijn. Doordat mijn flow niet helemaal straightforward is, had ik niet gedacht dat het technisch mogelijk zou zijn om dit helemaal op te zetten.
Je hebt me daarin supergoed begeleid en telkens duidelijk aangegeven wat de opties waren, wat zeker mogelijk was, dingen die je zelf ook nog moest uitvissen.
Daarnaast heb je me ook steeds de vrijheid gegeven om zelf te kiezen hoe ver ik wou gaan in het automatiseren. Het was geen alles-of-niets keuze.
We zijn begonnen met de basis en van daaruit verder gegaan. Dat schept vertrouwen, omdat je vrij snel resultaat ziet.”
✨ Dat is precies hoe ik het graag aanpak: samen zoeken naar wat écht nodig is, transparant in wat technisch kan, en stapsgewijs bouwen aan een oplossing die past.
Geen alles-of-niets, maar een puzzel die we samen leggen.
De moraal van dit verhaal?
Automatiseren is niet gewoon een mailtje automatisch sturen. Het is een systeem dat op de achtergrond alles regelt zoals jij het wil, zodat jij kunt focussen op wat alleen jij kunt doen.
En vooral: jou minder laten doen, zodat je meer kunt zijn.
→ de expert in je vak
→ de host van je Q&A
→ de sparringpartner van je klanten
In plaats van de copy-paste-queen achter je laptop 😉
Wil je de volledige klantcase lezen? Je vindt die hier: Klantcase Annelies van Vraag het aan de Boekhouder.
Dit is één voorbeeld van hoe automatiseringen in je workflow, zonder verlies van persoonlijkheid, je veel tijd kunnen besparen. Benieuwd hoe dat ook in jouw bedrijf kan, ? Stuur me gerust een berichtje en ik denk graag mee na.
 | Lieve groetjes, |
TL;DR: Annelies zocht enkel hulp bij de automatisatie van haar herinneringsmails, maar uiteindelijk automatiseerden we zowat heel haar Q&A-proces. Ik vertel er alles over in de klantcase van Annelies.