Maandelijkse Q&A’s kunnen veel waarde bieden voor je klanten, maar ze vragen ook flink wat voorbereiding. Denk aan herinneringsmails, vergaderlinks, het verzamelen van vragen, de replay uitsturen, en alles uploaden naar je leeromgeving.
Dat was niet anders bij Annelies van Vraag het aan de Boekhouder. Tot ze op LinkedIn zag hoe ik een andere ondernemer had geholpen met een webinar-automatisatie, en dacht: “misschien kan Sofie dit ook voor mij oplossen?”
Samen automatiseerden we uiteindelijk zowat haar hele Q&A-proces, van e-mails tot lesmodule op haar leerplatform.
| Tools: | Kit, Google Sheets, Zoom, Vimeo, WordPress met Learndash, Make |
| Soort aanbod: | Maandelijkse Q&A voor BOOB members & éénmalige aankopen |
| Van start tot online: | 2 maanden |
| Link: | Maandelijkse Q&A |
De vraag: Automatische herinngeringsmails
Annelies organiseert elke maand een online Q&A voor haar betalende members en losse kopers.
Haar initiële vraag?
👉 “Kan jij mijn reminder-mails automatiseren in ConvertKit?”
Tijdens onze opstartsessie werd snel duidelijk dat er meer mogelijk was. Annelies pende haar volledige wensenlijstje neer:
- Ze stuurde telkens handmatig vier herinneringsmails uit (als ze er tenminste aan dacht).
- De link naar het vragenformulier moest telkens aangepast worden.
- De ingestuurde vragen kopieerde ze handmatig naar een nieuw document.
- De opname moest ze ook telkens zelf verwerken. Downloaden, uploaden, verzenden. Dus die liet wel al eens op zich wachten.
- En de les op de online leeromgeving… die bouwde ze elke keer helemaal opnieuw op
“Ik ben gestart met enkel de vraag voor het automatiseren van de mails. Door samen te brainstormen heb ik je uiteindelijk mijn hele wishlist doorgegeven, wat je in no-time in realiteit hebt weten om te zetten.”
Annelies – Vraag het aan de Boekhouder
De oplossing: een geautomatiseerde Q&A-flow van A tot Z
We bouwden uiteindelijk een volledige flow die bijna alles uit handen neemt:
✅ Vooraf worden automatisch vier herinneringen gestuurd.
✅ De ochtend van de Q&A worden de vragen automatisch in een nieuw document opgelijst.
✅ Annelies krijgt die ochtend een handige e-mail met het document, alle links en wat ze moet doen
✅ Na de sessie wordt de Zoom-opname automatisch geüpload naar Vimeo met de juiste privacy instellingen
✅ Een dag nadien wordt automatisch de replay verzonden, mét samenvatting van twee interessante vragen
✅ In de leeromgeving wordt een nieuwe les aangemaakt met de replay én de uitgeschreven vragen/antwoorden
“Doordat je mijn hele wishlist hebt kunnen implementeren, is het manuele werk beperkt tot het absolute minimum.”
Annelies – Vraag het aan de Boekhouder
Mijn rol in dit automatisatieproject
Ook in dit project kon ik doen wat ik het liefste doe: niet gewoon uitvoeren wat gevraagd wordt, maar eerst samen kritisch kijken.
Is dit echt de beste oplossing? Kan het eenvoudiger? Of slimmer? Ik denk graag verder dan de initiële vraag, en breng ook ideeën aan waar de klant zelf nog niet aan gedacht had. Niet om iets op te dringen, wél om mogelijkheden aan te reiken.
En ja, zodra we helder hebben wat werkt, neem ik ook met veel plezier de technische uitwerking op mij. Zodat het systeem doet wat het moet doen, zonder dat jij er zelf tijd aan verliest of moet uitzoeken hoe het werkt.
Altijd met ruimte voor feedback en bijsturing, want het blijft jouw manier van werken.
“Het is door met mij mee te denken dat we uiteindelijk tot dit resultaat gekomen zijn. Doordat mijn flow niet helemaal straightforward is, had ik niet gedacht dat het technisch mogelijk zou zijn om dit helemaal op te zetten.”
Annelies – Vraag het aan de Boekhouder
Wat doet Annelies nu nog zelf?
Alleen nog wat enkel zij kan:
- Data bepalen voor de Q&A-sessies en deze aanvullen.
- Vooraf de vragen beantwoorden in het document.
- De Q&A live geven (en niet op record vergeten klikken) en aanduiden welke volgorde ze de vragen beantwoord.
Dingen vergeten zal niet snel gebeuren want bij elke sessie krijgt ze opnieuw toegestuurd welke stappen ze moet doorlopen. En wanneer de Q&A data op zijn, ook dan krijgt ze een herinneringsmailtje.
“Je hebt me supergoed begeleid in aangeven wat technisch mogelijk is en telkens duidelijk aangegeven wat de opties waren, wat zeker mogelijk was en dingen die je zelf ook nog moest uitvissen.
Daarnaast heb je me ook steeds de vrijheid gegeven om zelf te kiezen hoe ver ik wou gaan in het automatiseren. Het was geen alles-of-niets keuze.”
Annelies – Vraag het aan de Boekhouder
Het resultaat: tijdswinst, overzicht en gemoedsrust
Wat ooit een tijdrovende maandelijkse klus was, loopt nu vanzelf.
✅ Alleen nog doen wat alleen zij kan
✅ Geen zorgen meer om wat vergeten wordt
✅ Geen gedoe met uploads of lesmodules aanmaken
✅ Meer tijd voor inhoud, klanten en focus
“Alles gaat makkelijker/beter/sneller/anders! Ik moet nauwelijks nog iets zelf doen. En zelfs voor dat beetje wat ik nog moet doen, krijg ik mailtjes ter herinnering.”
Annelies – Vraag het aan de Boekhouder
Wil jij ook je Q&A of online aanbod automatiseren?
Herken je jezelf in Annelies haar verhaal?
Werk je ook met een terugkerend aanbod waar je telkens weer dezelfde stappen in moet zetten?
👉 Ik help je graag met een automatisatie op maat – of dat nu voor ConvertKit, je leerplatform of andere tools is.
💌 Stuur me een berichtje of plan direct een opstartsessie, en wie weet is jouw droom sneller werkelijkheid dan je denkt.
