Heb je het ook wel eens voor dat je e-mails in de spambox van de ontvanger terechtkomen?
Een lastig probleem dat niet op één twee drie op te lossen is. Want de reden dat je daar beland is omdat de e-mailprovider van de ontvanger (Google, Microsoft, Yahoo, Telenet etc.) jou of je mail om de één of andere reden verdacht vond.
Het is dus slim om je zo goed mogelijk aan de regels van deze e-mailproviders te houden zodat jij of jouw e-mail niet als spam worden beschouwd.
En die regels, die worden in februari bij Google en Yahoo nog een beetje strenger.
De gevolgen zijn vooral voor accounts die meer dan 5.000 e-mails per dag sturen, zogenaamde bulk verzenders. Maar ook voor kleinere accounts is het slim om enkele best practices te volgen. Zo is de kans dat je in de inbox valt, zo groot mogelijk.
Maar wat zijn nu die e-mail best practices?
Gebruik voor 1-op-1 contact je eigen mailbox
Een uniek mailtje van de ene persoon naar de andere, zal niet zo snel als verdacht beschouwd worden. Enkel wanneer jouw mailtjes ervoor door veel mensen aangeduid zijn als spam, heb je kans dat je systematisch in de spam gaat belanden.
Gebruik jouw eigen geverifieerde domeinnaam
E-mailproviders willen graag weten of je betrouwbaar bent. Daarom is het beter dat je je eigen domeinnaam gebruikt die je verifieert via de instellingen van je domeinnaam. Dat is hun manier om te weten dat jij betrouwbaar bent. (Dit is ook zonder e-mailmarketing tool een belangrijke zodat je 1-op-1 mails meer kans hebben om in de inbox te belanden trouwens.)
Welke verificaties zijn aangeraden/verplicht?
- E-mail sturen vanuit je eigen domeinnaam: verplicht voor iedereen die meer dan 5.000 mails per dag stuurt.
- DKIM record: Via deze digitale handtekening geef je aan dat de e-mail echt van jouw domein komt, en niet via iemand anders. Dit is aan een grote aanrader voor iedereen en verplicht voor bulk verzenders.
- SPF record: Hiermee geef je de servers en domeinen op die het recht hebben om e-mails te sturen namens jouw organisatie. Kan je beter tegelijk met je DKIM instellen maar enkel verplicht voor bulkverzenders.
- DMARC record: Hiermee laat je e-mailproviders weten wat ze moeten doen wanneer berichten niet slagen voor de vorige twee controles. Deze is enkel verplicht voor bulkverzenders.
Zorg dat je enkel mensen mailt die echt nog interesse tonen
Als je een bulkverzender bent, checken Google en Yahoo vanaf nu dat enkel e-mails in inboxen belanden van verzenders die minder dan 0,3% keer als spam gemeld worden.
Daarom is het absoluut aan te raden dat je enkel mails stuurt naar mensen die deze echt willen ontvangen en je inhoud dus ook telkens relevant moet zijn voor de doelgroep waar je naar stuurt.
Maar ook als kleine verzender is het nuttig om je e-maillijst nu en dan eens een flinke schoonmaakbeurt te geven. Zeker nu Gmail inactieve accounts aan het verwijderen is, kan dit je afleveringsgraad en je afzenderreputatie schaden als je verouderde e-mails in je lijst hebt staan.
Zo’n schoonmaakbeurt kan je om de zoveel tijd manueel doen door eens te gaan kijken wie mails niet meer opent en/of op op geen enkele link klikte en deze mensen verwijderen.
Maar uiteraard kan je dit ook automatiseren met ineens een re-engagement automatisatie. Zoiets vind je vaak als template al terug in verschillende e-mailmarketing tools.
Maak het makkelijk om uit te schrijven
Ook deze is weer enkel een verplichting voor bulkverzenders. In de e-mails die zij versturen, moet je met één klik kunnen uitschrijven. Pas uitschrijven door een klik op de website waar je op beland is dus niet meer aanvaard.
Kort samengevat
Accounts die meer dan 5.000 e-mails per dag verzenden moeten zichzelf verzekeren dat ze aan de nieuwe richtlijnen voldoen om nog steeds in mensen hun inbox te belanden.
Voor kleinere accounts is het een goeie reminder om eens opnieuw naar de e-mail best practices te kijken. Een eigen geverifieerd domein en nu en dan een schoonmaak van je e-maillijst zijn de twee grote aanraders.
Nen helen boterham. Iets waar je zeker zelf aan kan beginnen, maar waar ik ook met plezier eens met je naar meekijk tijdens een IT-Helpdesk sessie.
Ik wens je in ieder geval een goeie e-mailreputatie toe!
Nuttige links: Google’s email sender guidelines, Yahoo’s sender best practices, Mail-tester
Bronnen: ActiveCampaign, Flodesk, Bouncer, Flodesk
