Een nieuwe tool kiezen: 6 belangrijke vragen die je aan jezelf moet stellen

Als online ondernemer zit je hoogstwaarschijnlijk niet om nieuwe ideeën verlegen. Ik zie mijn klanten zo vaak vol enthousiasme de handen uit de mouwen steken. Vastbesloten om die nieuwe dienst, dat innovatieve product of die veelgevraagde online cursus zo snel mogelijk los te laten op de wereld.

Maar al snel duikt de eerste hindernis op aan de horizon: ze moeten een tool kiezen. Betaalsoftware die ervoor zorgt dat hun klanten online kunnen betalen en automatisch een factuur ontvangen, om maar één voorbeeld te geven. Hoe dit verhaal in veel gevallen verder gaat? Met twijfelen, vergelijken en urenlang reviews lezen. Om daarna geen actie te ondernemen, verlamd door de keuzestress.

Weet dat het ook anders kan. In deze blog zet ik je op weg met 6 vragen die ik altijd stel aan klanten die twijfelen of ze voor tool A of B moeten gaan.

Support van Sofie door An Epic View 7112 1

Voor je start met researchen

1. Wat moet de tool in kwestie zeker kunnen?

Voor je als een gek begint te googelen, raad ik je aan om pen en papier bij de hand te nemen en na te denken over deze vragen:

  1. Wat is de hoofdtaak waar ik naar op zoek ben?
  2. Wat moet de tool in kwestie absoluut kunnen?
  3. Wat is eerder nice-to-have?

In het voorbeeld van de betaalsoftware zou dat dit kunnen zijn:

  1. De hoofdtaak: betalingen van klanten kunnen ontvangen
  2. Absoluut kunnen: betaling via Bancontact is een echte must
  3. Nice-to-have: dat de tool die ik kies ook termijnbetalingen mogelijk maakt

2. Met welke andere tools wil ik kunnen koppelen?

Nu je bedacht hebt wat je concrete verwachtingen zijn, is dit de logische volgende stap:

  • Met welke van mijn bestaande tools wil ik dat de nieuwe tool connectie kan maken?
  • Plan ik in de nabije toekomst nog andere tools te gaan gebruiken waarmee ik wil kunnen koppelen?

Terug naar het voorbeeld van de betaalsoftware:
 

Ik gebruik al ConvertKit voor mijn e-mailmarketing. Ik wil dat elke klant die mijn product koopt, na dag 1 een gebruiksinstructie ontvangt en na dag 7 een mail om een review achter te laten.

Ik lanceer binnenkort een online cursus, die zal draaien op Thinkific. Als een klant die aankoopt via de betaalsoftware, dan wil ik dat die persoon automatisch & meteen toegang krijgt tot de cursus.

Fantastisch hé, dat je die tools met elkaar kan laten ‘praten’?! Technisch gezien kan dat op 2 verschillende manieren:

  1. De 2 tools integreren rechtstreeks met elkaar. Dit is vaak inbegrepen in de abonnementskost die je al betaalt voor de tool.
  2. Je hebt een extra koppelingstool nodig om de tools met elkaar te laten communiceren. Dat kan onder meer met Zapier, Make, Integratly, Combidesk en AutomatorWP. Hiervoor betaal je extra kosten bovenop de tool zelf.

Zeker optie 2 kan op het eerste zicht wat ingewikkeld lijken. Maar hé, als technisch VA doe ik de hele dag niets anders dan dit soort processen opzetten 🙂 Roep gerust als je hier hulp bij nodig hebt.

Tip:

Weet je niet waar je moet beginnen met je zoektocht? Dan kan mijn gratis toolkit een handig hulpmiddel zijn. Hierin heb ik de meest courante tools in een handig overzicht gegoten.

Extra handig: je kan ook filteren op bepaalde functionaliteiten. Je bent een tool nerd of je bent het niet, zeker?! 🙂

Tool kiezen - Gratis Toolkit Support van Sofie

Als je 2 opties tegen elkaar afweegt

Je hebt al serieus kunnen schrappen in het aantal keuzemogelijkheden. Goed bezig! Dan is het nu tijd voor een aantal praktische vragen, die je hopelijk gaan helpen om de knoop écht door te hakken.
 

3. Is deze tool GDPR-proof?

Voor je een definitieve keuze maakt, is het slim om te checken wat de locatie van het hoofdkantoor is en waar ze hun data opslaan. Volgens de GDPR-wetgeving in Europa mag je gegevens namelijk niet zomaar delen met derden. Maar in de Verenigde Staten heeft de overheid in principe toegang tot alle servers op Amerikaans grondgebied. Je kiest dus best voor tools die hun data opslaan op Europese servers. Better safe than sorry…
 

4. Is de tool compatibel met de Belgische situatie?

Als de tool van jouw voorkeur er meteen voor zorgt dat de BTW juist wordt doorgerekend of dat je klanten met Bancontact kunnen betalen, dan is dat extra mooi meegenomen, toch?!
 

5. Hoe zit het met de helpdesk?

Let vooral hierop:

  • Is er documentatie met FAQ’s beschikbaar?
  • Op welke manieren kan ik de helpdesk contacteren?
  • Hoe snel mag ik antwoord verwachten?
  • Helpen de medewerkers mij verder in het Engels of kan ik gewoon Nederlands spreken?

Nadat je je keuze hebt gemaakt

6. Hoe is de ervaring van anderen met deze tool?

99% zeker van je keuze? Dan ben je misschien wel benieuwd naar wat andere gebruikers vinden van de tool in kwestie. Dat kan door blogs te lezen, video’s te bekijken op YouTube of de vraag te stellen in een Facebookgroep. Of wie weet ken je wel iemand persoonlijk waarvan je weet dat hij of zij ‘jouw’ tool gebruikt? Blijf in ieder geval kritisch. Want iets dat voor de business van iemand anders onmisbaar is, is het daarom nog niet voor die van jou.

Stories bySarah 20

Liever een shortcut nemen?

Boek dan een IT-Helpdesk-sessie met mij.

Op 30 minuten tijd vogelen we samen uit welke tool jij nodig hebt.


Dit is ook aan te raden:

  • Twijfel je finaal tussen 2 of meer tools & is er geen haast bij? Dan houdt niets je tegen om ze allemaal uit te proberen. Vaak hebben tools een gratis versie of proefperiode. Ideaal om te experimenteren!
  • Begin klein. Ga niet van nul ineens gigantische systemen opzetten, want dat loopt sowieso mis. Start beter eerst met één tool, die je eerst goed leert kennen en gebruiken. Ga daarna pas uitbreiden.
  • Overtuigd van één bepaalde tool? Begin dan altijd met de goedkoopste abonnementsformule. Upgraden kan altijd nog als je bepaalde functies mist.
  • Staar je niet blind op enkel de prijs. Uiteraard moet de tool binnen je budget passen. Maar na het lezen van deze blog weet jij dat de functies minstens even belangrijk zijn. Een goedkopere tool waarbij je bepaalde acties toch nog handmatig moet uitvoeren, is dan misschien toch niet zo ideaal. Want time is money, right?

Alle tools op een rijtje? Gebruik mijn gratis toolkit

Geen zin om jezelf te verliezen in de bodemloze put die Google heet?

Download snel mijn gratis toolkit en je hebt de meest courante tools én hun functies meteen op een rij.
 

Deel deze post

Andere artikels

Blijf op de hoogte van nieuwe posts