Onlangs vroeg een klant me om eens kritisch mee te kijken naar haar online tools en of dat allemaal niet met minder kon.
Want veel tools is leuk, maar dan loopt het kostenplaatje natuurlijk snel op.
Dat inspireerde me om ook met jou eens tips te delen hoe je een kritische blik op je tools kan werpen. Dit kan je doen aan de hand van deze vier vragen.
1. Gebruik je de online tool nog?
Alles start met het oplijsten van welke tools je hebt.
Je dagelijks gebruikte tools zullen rap opgelijst zijn, maar de tools die je maar heel sporadisch gebruikt, die vragen wat meer opsnorwerk. Bekijk zeker je rekeningafschriften van het afgelopen jaar. Maar ook de mailtjes in je inbox verraden soms welke tools jij gebruikt.
Maak voor jezelf een lijstje in je informatiesysteem (zoals Notion of je bullet journal) waar je telkens naar terug kan grijpen.
Wanneer je lijstje voltallig is kan je per tool eens kritisch na denken of je deze tool nog wel (voldoende) gebruikt.
Is deze tool zijn geld nog waard voor jou? Of kan je eigenlijk wel zonder?
Zo kan je al snel onnodige kostenposten schrappen.
Kleine sidenote: Kijk zeker na hoe lang de opzegtermijn is van de tool. Dit is zeker van belang bij jaarabonnementen. Dit kan nuttige info zijn om in je lijstje op te nemen. Zo ben je niet net de laat met het opzeggen van je abonnement en hang je er dus niet nog langer dan nodig aan vast.
Zet belangrijke data misschien ook in je agenda.
2. Kan je overschakelen naar een goedkoper abonnement?
Het is beslist, je kan niet zonder, de tool moet blijven.
Dan is de volgende vraag of je niet in een te hoog abonnement zit. Ga naar de prijsvergelijking pagina van de tool en bekijk of je all extra functionaliteiten ten opzichte van een goedkoper abonnement gebruikt. Indien blijkt dat je ook met een goedkoper abonnement kan, verlaag dan je abonnement.
Schrik om onbewust toch functionaliteiten te verliezen die eigenlijk wel gebruikt?
Niet nodig! Wanneer je aangeeft dat je wil downgraden zal de tool je zeker duidelijk maken wat je allemaal gaat missen. En als het echt een goeie tool is geeft hij zelfs aan welk van die functionaliteiten je nu al gebruikt.En moest na overschakelen toch blijken dat je toch een functionaliteit mist, dan kan je gemakkelijk terug upgraden.
Upgraden is altijd makkelijker dan downgraden.
3. Is dit nog steeds de beste online tool of zijn er betere/goedkopere alternatieven?
Bekijk om de zoveel tijd ook eens of er ondertussen geen betere (en misschien goedkopere) alternatieven op de markt zijn.
Zo kon mijn klant haar Interact account van €39 opzeggen doordat we haar quiz in de gratis versie van Tally op te bouwen en via een gratis Zapier-account naar de juiste automatisaties in haar e-mailmarketing tool te leiden.
Dezelfde functionaliteiten maar dan een pak goedkoper.
4. Betaal ik voor sommige functionaliteiten niet dubbel?
Ook dit kan wel eens voorvallen. Sommige tools kunnen meer dan dat jij denkt. En je start niet met al je tools op hetzelfde moment. Zo kan het wel eens gaan ontstaan dat je dubbel betaald voor dezelfde functionaliteiten.
Had je vroeger bijvoorbeeld een aparte tool voor facturatie maar gebruik je ondertussen ook Plug&Pay. Bedenk dan eens of je de facturatie tool niet kan opzeggen en al je facturen in Plug&Pay kan gaan maken.
Zo, nu kan je met een gerust hard je tools verder gaan gebruiken.
Ben je toch niet zeker van je antwoorden op sommige vragen? Dan kijk ik graag eens met je mee tijdens een IT-Helpdesk sessie.
